Mitarbeiter-App: Wann sie sich für kleine Betriebe lohnt

Unter dem Begriff laufen zwei verschiedene Dinge. Die einen meinen eine App für die interne Kommunikation: Neuigkeiten, Dienstpläne, Urlaubsanträge. Die anderen meinen ein Werkzeug für die tägliche Arbeit: Aufträge abarbeiten, Kundenanfragen beantworten, Material erfassen. Für kleine Betriebe ist fast immer das Zweite interessanter, weil es direkt Zeit spart.

Achte auf Sätze, die bei euch oft fallen. „Wer kümmert sich darum?“ „Hat das schon jemand beantwortet?“ „Wo steht das?“ Jeder dieser Sätze zeigt eine Stelle, an der Wissen in einem Kopf oder einem Postfach steckt statt an einem Ort, den alle sehen. Eine App lohnt sich, wenn solche Rückfragen täglich vorkommen und mehrere Leute betreffen. Bei zwei Personen im selben Raum reicht meist ein Zuruf.

Bei Bimmer-Garage kommen Kundenanfragen zu Bestellungen und Teilen herein. Früher musste jemand die Mail lesen, die Bestellung heraussuchen, den Stand prüfen und eine Antwort tippen. Heute landet die Anfrage in der App, die zugehörigen Angaben stehen daneben, und ein Antwortvorschlag ist vorbereitet. Ein Mensch liest ihn, passt ihn an und schickt ihn ab. Die App nimmt die Sucharbeit ab, die Entscheidung bleibt beim Team.

Für Dienstpläne, Zeiterfassung oder interne Nachrichten gibt es fertige Programme, die du monatlich mietest. Die sind schnell eingerichtet und für Standardaufgaben völlig in Ordnung. Eine eigene App lohnt sich, wenn euer Ablauf nicht in ein fertiges Programm passt oder ihr heute zwischen mehreren Programmen hin- und herspringt. Dann wird das Werkzeug an eure Arbeit angepasst und nicht umgekehrt.

Eine App fürs Team verarbeitet Daten von Mitarbeitern und oft auch von Kunden. Kläre deshalb vorher, wer was sehen darf, wo die Daten liegen und was mit privaten Handys ist. Wenn es einen Betriebsrat gibt, gehört er früh an den Tisch. Zum Datenschutz holst du dir im Zweifel Rat von jemandem, der dafür ausgebildet ist. Ich baue die Technik, bin aber kein Jurist.

Nicht die Technik, sondern dass niemand die App benutzt. Das passiert, wenn sie mehr Arbeit macht als der alte Weg oder wenn das Team nicht gefragt wurde. Lass deshalb die Leute mitreden, die später damit arbeiten, und fang mit einer einzigen Aufgabe an, die sofort spürbar leichter wird.

Sammle eine Woche lang, welche Rückfragen im Team täglich vorkommen

Prüf zuerst, ob ein fertiges Programm die Aufgabe schon löst

Lass das Team mitentscheiden, was die App können soll

Fang mit einer Aufgabe an, nicht mit zehn

Kläre Zugriffsrechte und Datenschutz vor dem Start